Dataskyddsbeskrivning

integritetspolicy för personuppgifter- Hyresregister

Registeransvarig, registeransvarigs kontaktperson och dataskyddsombud

Apotekens Pensionskassa

Postadress:
Kalevagatan 13,
00100 Helsingfors

Besöksadress:
Kalevagatan 13, 4. vån
00100 Helsingfors

Kontaktperson:
Antti Jäntti
09 6126 2710
antti.jantti@aekassa.fi

Dataskyddsombud:
Elli Heino, Porasto Oy
09 7527 7275
elli.heino@porasto.fi

Grunder för behandling av personuppgifter

Pensionskassan hyr ut lägenheter i sina bostadsfastigheter enligt lagen om hyra av bostadslägenhet (481/1995). Uthyrning av bostadslägenheter är en del av pensionskassans investeringsverksamhet. Pensionskassan upprätthåller som hyresvärd ett register över hyresgäster och andra personer som bor i de uthyrda lägenheterna. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på genomförandet av hyresavtalet och åtgärder som föregår hyresavtalet, så att pensionskassan som hyresvärd kan tillgodose hyresvärdens rättigheter och skyldigheter.

Beskrivning av kategorier av registrerade och kategorier av personuppgifter

Registrerade är:

• Personer som har ingått hyresavtal med pensionskassan (hyresgäster) samt
• Andra personer som bor i den hyrda bostaden än hyresgäster.

Behandlade personuppgifter inkluderar bland annat följande:

• Grundläggande person- och kontaktuppgifter
  • namn, personnummer
  • adress, telefonnummer, e-postadress
  • tidigare adress
• Uppgifter relaterade till hyresavtalet för hyresgästen
  • hyresperiod
  • uppgifter om hyra, hyresjusteringar och eventuella särskilda ersättningar
  • uppgifter om hyresobjektet/lägenheten
  • uppgifter om hyresgästens familjemedlemmar
• Uppgifter relaterade till betalning av hyra och säkerheter
  • betalningshistorik

Aktörer från vilka personuppgifter inhämtas

Pensionskassa får personuppgifter

• från personen själv eller hyresgästen
• från allmänna kunddatabaser

Utlämning av personuppgifter

Pensionskassan lämnar ut personuppgifter till följande aktörer:

• myndigheter
• indrivningbyråer
• samarbetspartners såsom fastighetsunderhållsföretag

Pensionskassan lämnar endast ut personuppgifter i enlighet med lagstadgade rättigheter och överlåtelserättigheter eller med den registrerades samtycke.

Personuppgiftsbiträde

Pensionskassan har underleverantörsavtal med olika aktörer för att tillhandahålla de fastighetstjänster som pensionskassan behöver. Underleverantörerna agerar som personuppgiftsbiträden för pensionskassan enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning. Underleverantörerna följer samma principer och lagstadgade skyldigheter för behandling och skydd av personuppgifter som pensionskassan. Mer detaljerad information om personuppgiftsbiträden kan fås från pensionskassan.

Överföring av personuppgifter utanför EU och EES

Pensionskassan behandlar personuppgifter huvudsakligen i Finland. Om det skulle vara nödvändigt att överföra personuppgifter utanför EU- eller EES-området, säkerställs skyddet av personuppgifterna genom avtalsarrangemang i enlighet med EU:s standardavtalsklausuler.

Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Pensionskassan behandlar samtliga personuppgifter i enlighet med lagen. Datasäkerheten för personuppgifterna har säkrats genom både tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Dataskyddet och datasäkerheten för personuppgifterna övervakas och utvecklas kontinuerligt.

• Lämpliga datasäkerhetsåtgärder har vidtagits för de datasystem och övriga elektroniska behandlingsverktyg som används.
• Användarrättigheterna i datasystemen är personliga och användningen av dem bevakas.
• Användarrättigheter beviljas för specifika uppgifter och följer praxis för minimala rättigheter.
• Användarna omfattas av lagstadgad sekretessplikt.
• Användarna ges riktlinjer för behandling av personuppgifter och genomgår utbildning regelbundet.
• Personuppgifterna förvaras i skyddade utrymmen som omfattas av passerkontroll.
• Uppgifterna lämnas enbart ut till aktörer som har lagstadgad rätt att få tillgång till dem. Utlämningen sker på ett datasäkert sätt.

De aktörer som agerar personuppgiftsbiträden för pensionskassans räkning följer samma principer och skyldigheter som pensionskassan avseende behandling och skydd av personuppgifter.

Kontroll av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som finns lagrade i registret. Den registrerade ska skriftligen lämna in sin begäran om information till pensionskassan. Uppgifterna kommer att lämnas till den registrerade senast en månad efter det att pensionskassan tagit emot informationsförfrågan. Tidsfristen för att lämna uppgifter kan i vissa situationer förlängas med högst två månader. Om tidsfristen förlängs kommer pensionskassan att underrätta den registrerade inom en månad efter att ha mottagit informationsförfrågan.

Komplettering och rättelse av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begära komplettering och rättelse av ofullständig, felaktig, felaktig och inaktuell information. Begäran om komplettering eller rättelse av uppgifter ska lämnas skriftligen.

Radering av personuppgifter

Pensionskassan lagrar personuppgifter för att hantera hyresavtalsförhållandet. Personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt enligt lag eller för att uppfylla parternas rättigheter och skyldigheter i avtalsförhållandet. 

Den registrerade har inte rätt att begära radering av sina personuppgifter under den tid pensionskassan behandlar personuppgifter under avtalsförhållandet. Pensionskassan raderar den registrerades personuppgifter utan särskild begäran efter att avtalsförhållandet har upphört. 

Uppgifter relaterade till hyresavtal och fastighetsförvaltningens fakturering lagras i minst 6 år från slutet av det år då räkenskapsåret avslutades. 

Uppgifter relaterade till hyresavtal och fastighetsförvaltningens beskattning lagras i minst 10 år från räkenskapsårets slut.

Förbud eller begränsning av behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att i vissa situationer invända mot behandlingen av sina personuppgifter eller begära att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av sina personuppgifter, tills dess att deras uppgifter har granskats, rättats eller kompletterats. Rätten föreligger inte i den mån den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Kontakter

Du kan fråga efter mer detaljerad information om behandlingen av personuppgifter eller denna policy genom att kontakta registeransvariges kontaktperson antingen via telefon eller e-post på adressen antti.jantti@aekassa.fi

Den registrerades rätt att klaga till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att hänskjuta ärendet till Dataombudsmannen om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne inte följer lagstiftningen om behandling av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700