Tietosuojaseloste

Vuokrarekisterin Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä, tietosuoja‐asioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

Apteekkien Eläkekassa (jäljempänä ”eläkekassa”)

Postiosoite:
Kalevankatu 13
00100 Helsinki

Käyntiosoite:
Kalevankatu 13. 4. krs
00100 Helsinki

Tietosuoja-asioiden Yhteyshenkilö – vuokrarekisteri:
Marja Koponen
09 612 627 21
marja.koponen@aekassa.fi

Tietosuojavastaava:
Jenni Laininen, Asianajotoimisto Laininen Law
050 377 2685
jenni.laininen@laininen.fi

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Eläkekassa vuokraa omistamiensa asuinkiinteistöjen huoneistoja asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain (481/1995) mukaisesti. Asuinhuoneistojen vuokraustoiminta on osa eläkekassan sijoitustoimintaa. Eläkekassa ylläpitää vuokranantajana rekisteriä vuokralaisista sekä vuokratuissa asunnoissa asuvista muista henkilöistä. Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseen sekä vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden suorittamiseen, jotta eläkekassa vuokranantajana pystyy huolehtimaan vuokranantajalle kuuluvista oikeuksista ja velvollisuuksista.

Henkilötietojen käsittely eläkekassassa voi liittyä lisäksi eläkekassan velvoitteeseen tehdä pakotetarkistukset ja noudattaa pakotelakia (laki eräiden Suomelle Yhdistyneiden Kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä 659/1967).

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröidyt ovat

• eläkekassan kanssa vuokrasopimuksen tehneet henkilöt (vuokralainen) sekä
• vuokrattavassa asunnossa asuvat muut henkilöt kuin vuokralaiset.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:

• Henkilön perus- ja yhteystiedot
  • nimi, henkilötunnus
  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • edellinen osoite
• Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot vuokralaisen osalta
  • vuokra-aika
  • tiedot vuokrasta, vuokrantarkistuksesta ja mahdollisista erilliskorvauksista
  • tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta
  • tiedot vuokralaisen perheenjäsenistä
• Vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot
  • maksuhistoriatiedot

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkekassa saa henkilötietoja

• henkilöltä itseltään tai vuokralaiselta
• digi- ja väestötietoviraston tietokannoista
• luottotietokannasta
• yleisistä asiakastietokannoista

Henkilötietojen luovuttaminen

Eläkekassa luovuttaa henkilötietoja seuraaville tahoille:

• viranomaisille
• perintätoimistoille
• yhteistyökumppaneille kuten esim. kiinteistöjen huoltoliikkeille

Eläkekassa luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien ja luovutusoikeuksien mukaisesti tai rekisteröidyn suostumuksella.

Luovutettuja tietoja käytetään ainoastaan kulloinkin voimassa olevien tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijä

Eläkekassalla on alihankintasopimuksia eri toimijoiden kanssa eläkekassan tarvitsemien vuokrahallinnon ja kiinteistöpalveluiden tuottamisesta.

Lisäksi eläkekassa käyttää esimerkiksi järjestelmätoimittajia ja muita alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja eläkekassan alikäsittelijöinä ja joille henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijan tuottaman palvelun edellyttämässä laajuudessa.  Alihankkijat toimivat eläkekassan lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä. Alihankkijat noudattavat samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.

Henkilötietojen siirtäminen EU‐ tai ETA‐alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tilanteissa henkilötietojen suoja turvataan muun muassa EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada eläkekassalta vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, saada jäljennös häntä koskevista tiedoista ja tarkistaa ne.  Mikäli rekisteröity ilmoittaa puutteellisista tai virheellisistä eläkekassan käsittelemistä rekisteröidyn henkilötiedoista, eläkekassalla on velvollisuus tarkistaa ja korjata virheelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi sen ajaksi, että hänen tietonsa on tarkistettu, korjattu tai täydennetty. Oikeutta ei ole siltä osin, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Eläkekassan toimintaan liittyy useita lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen. Tästä syystä Eläkekassa ei voi toteuttaa rekisteröidyn pyyntöä henkilötietojen poistamisesta sinä aikana, kun eläkekassa käsittelee henkilötietoja lakisääteisen säilytysajan aikana. Eläkekassa poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä henkilötietojen lakisääteisen säilytysajan päätyttyä. Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu eläkekassalle annettuun suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus.

Miten rekisteröity voi esittää pyynnön oikeuksien toteuttamisesta

Rekisteröity voi esittää pyynnön eläkekassalle oikeuksiensa toteuttamisesta sähköpostitse osoitteeseen tommi.makela@aekassa.fi. Eläkekassa suosittaa lähettämään pyynnön suojatulla sähköpostilla. Suojatun sähköpostin voit lähettää seuraavan linkin kautta:

https://safemail.aekassa.fi/

Vastaus rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta toimitetaan rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkekassa on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkekassa ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Eläkekassa säilyttää henkilötietoja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiseksi. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen lain tai sopimussuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista sinä aikana, kun eläkekassa käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen aikana. Eläkekassa poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä sopimussuhteen päätyttyä.

Vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon verotukseen liittyviä tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Eläkekassa käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

• Käytettävien tietojärjestelmien sekä muiden sähköisten käsittelyvälineiden asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
• Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
• Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
• Käyttäjiä koskee salassapitovelvollisuus.
• Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
• Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.
• Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkekassan lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.