Tietosuojaseloste
Vuokra-asunnotVuokrarekisterin Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä, tietosuoja‐asioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Apteekkien Eläkekassa
Postiosoite: Kalevankatu 13, 00100 Helsinki
Käyntiosoite: Kalevankatu 13. 4. krs, 00100 Helsinki
Yhteyshenkilö:
Antti Jäntti
09-6126 2710
antti.jantti@aekassa.fi
Tietosuojavastaava:
Elli Heino, Porasto Oy
09-7527 7275
elli.heino@porasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Eläkekassa vuokraa omistamiensa asuinkiinteistöjen huoneistoja asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain (481/1995) mukaisesti. Asuinhuoneistojen vuokraustoiminta on osa eläkekassan sijoitustoimintaa. Eläkekassa ylläpitää vuokranantajana rekisteriä vuokralaisista sekä vuokratuissa asunnoissa asuvista muista henkilöistä. Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseen sekä vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden suorittamiseen, jotta eläkekassa vuokranantajana pystyy huolehtimaan vuokranantajalle kuuluvista oikeuksista ja velvollisuuksista.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyt ovat
- eläkekassan kanssa vuokrasopimuksen tehneet henkilöt (vuokralainen) sekä
- vuokrattavassa asunnossa asuvat muut henkilöt kuin vuokralaiset.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:
- Henkilön perus- ja yhteystiedot
- nimi, henkilötunnus
- osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- edellinen osoite
- Vuokrasopimukseen liittyvät tiedot vuokralaisen osalta
- vuokra-aika
- tiedot vuokrasta, vuokrantarkistuksesta ja mahdollisista erilliskorvauksista
- tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta
- tiedot vuokralaisen perheenjäsenistä
- Vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot
- maksuhistoriatiedot
Tahot, joilta henkilötietoja saadaan
Eläkekassa saa henkilötietoja
- henkilöltä itseltään tai vuokralaiselta
- yleisistä asiakastietokannoista
Henkilötietojen luovuttaminen
Eläkekassa luovuttaa henkilötietoja seuraaville tahoille:
- viranomaisille
- perintätoimistoille
- yhteistyökumppaneille kuten esim. kiinteistöjen huoltoliikkeille
Eläkekassa luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien ja luovutusoikeuksien mukaisesti tai rekisteröidyn suostumuksella.
Henkilötietojen käsittelijä
Eläkekassalla on alihankintasopimuksia eri toimijoiden kanssa eläkekassan tarvitsemien kiinteistöpalveluiden tuottamisesta. Alihankkijat toimivat Eläkekassan lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä. Alihankkijat noudattavat samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa. Tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelijöistä saa eläkekassasta.
Henkilötietojen siirtäminen EU‐ tai ETA‐alueen ulkopuolelle
Eläkekassa käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti Suomessa. Mikäli henkilötietoja olisi tarve siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, henkilötietojen suoja turvataan mm. EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Eläkekassa käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.
- Käytettävien tietojärjestelmien sekä muiden sähköisten käsittelyvälineiden asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
- Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
- Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
- Käyttäjiä koskee salassapitovelvollisuus.
- Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
- Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa.
- Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.
Eläkekassan lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.
Henkilötietojen tarkastaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettuna. Rekisteröidyn tulee esittää tietopyyntönsä eläkekassalle kirjallisesti. Tiedot toimitetaan rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkekassa on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkekassa ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.
Henkilötietojen täydentäminen ja oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää puutteellisten, epätarkkojen, virheellisten ja vanhentuneiden tietojen täydentämistä ja oikaisua. Tietojen täydennys- tai oikaisupyyntö tulee esittää kirjallisesti.
Henkilötietojen poistaminen
Eläkekassa säilyttää henkilötietoja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiseksi. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen lain tai sopimussuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista sinä aikana, kun eläkekassa käsittelee henkilötietoja sopimussuhteen aikana. Eläkekassa poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä sopimussuhteen päätyttyä.
Vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon verotukseen liittyviä tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Henkilötietojen käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi sen ajaksi, että hänen tietonsa on tarkistettu, korjattu tai täydennetty. Oikeutta ei ole siltä osin, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sopimusvelvoitteen noudattamiseksi.
Yhteydenotot
Voit kysyä tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön joko puhelimitse tai sähköpostitse osoitteeseen antti.jantti@aekassa.fi
Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700