Tietosuojaseloste

eläke-, työsuhde- ja vakuutustietojen Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä, tietosuoja‐asioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

Apteekkien Eläkekassa (jäljempänä ”eläkekassa”)

Postiosoite:
Kalevankatu 13, 00100 Helsinki

Käyntiosoite:
Kalevankatu 13, 00100 Helsinki

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Eläkehallintopäällikkö Marja Koponen
puh. 09 6126 2721
sähköposti  marja.koponen@aekassa.fi

Tietosuojavastaava:
Jenni Laininen, Asianajotoimisto Laininen Law
sähköposti  jenni.laininen@laininen.fi

Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Eläkekassa hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) ja yrittäjän eläkelain (1272/2006, YEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa ja käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laeissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely eläkekassassa voi liittyä eläkekassan velvoitteeseen tehdä pakotetarkistukset ja noudattaa pakotelakia (laki eräiden Suomelle Yhdistyneiden Kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä 659/1967).

Eläkekassa käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan

• eläkkeen hakemiseen
• eläkeoikeuden selvittämiseen
• eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen
• eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen
• vakuutettujen neuvontaan
• eläkkeiden perintään
• lakiin perustuvien viranomaisten määräysten ja ohjeiden noudattamiseen.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröidyt ovat

• työntekijöitä ja yrittäjiä (jäljempänä myös ”vakuutetut”), joiden lakisääteinen eläketurva on järjestetty tai on ollut järjestettynä eläkekassassa sekä
• eläkekassalta eläkettä, kuntoutustukea tai etuutta (jäljempänä myös ”eläke” tai ”etuus) hakeneita tai saavia henkilöitä.

Eläkekassa käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkekassan eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:

• Henkilön perus- ja yhteystiedot
  • nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolintieto
  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • yhteyshenkilöt ja edunvalvojat sekä näiden yhteystiedot
• Työsuhteeseen tai yrittäjyyteen liittyvät tiedot
  • työnantajan nimi
  • työsuhteen kesto- ja ansiotiedot
  • yrityksen nimi ja yhteystiedot
  • yrittäjätoiminnan kesto- ja työtulotiedot
• Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot
  • henkilön yhteydenotot ja pyydetyt ennakkolaskelmat
  • eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot
  • terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa
  • perhesuhdetiedot
• Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot
  • eläkeikä, karttunut eläke
  • tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista
  • eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot
• Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot
  • pankkiyhteys
  • ennakonpidätystiedot
  • eläkkeen määrä
  • muut maksunsaajat
• Rekisteröidyn asiointiin ja neuvontaan liittyvät tiedot:
  • asiakirjojen sisältämät henkilötiedot
  • verkkoviestit ja sähköpostiviestit, joissa rekisteröity on osapuolena
  • verkko- ja sähköisten palvelujen tunnistamis- ja käyttöyhteystiedot

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkekassa saa henkilötietoja vain sellaisilta tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa henkilötietoja eläkekassalle. Lisäksi eläkekassa saa henkilötietoja vakuutetulta itseltään esimerkiksi eläke- tai etuushakemukselta.

Eläkekassan saa säännönmukaiset henkilötietojen lähteet ovat muun muassa:

• työnantaja
• toinen eläke- tai vakuutuslaitos
• Eläketurvakeskus
• Kansaneläkelaitos
• sosiaaliviranomaiset
• työttömyyskassat
• työvoimaviranomaiset
• lääkärit, sairaalat, terveyskeskukset
• pankki
• verohallinto
• kuntoutuspalvelujen tuottaja
• väestörekisterikeskus
• kaupparekisteri
• ulosottoviranomainen
• kansainvälisten järjestöjen, kuten EU:n ja YK:n, sekä kansallisten järjestöjen, kuten Office of Foreign Assets Control -yksikön (OFAC), ylläpitämät talouspakotelistat
• Työeläkeasioiden muutoksenhakulauta
• Vakuutusoikeus

Henkilötietojen luovuttaminen

Eläkekassan henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella, jos tietojen luovutus koskee kuntoutuksen suunnittelua ja järjestämistä.

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:

• Eläketurvakeskus
• toinen eläkelaitos
• Kansaneläkelaitos
• vakuutetun työnantaja
• vakuutetun pankki
• verohallinto
• työttömyyskassa
• työvoimaviranomainen
• sosiaaliviranomainen
• ulosottoviranomainen
• kuntoutuspalvelujen tuottaja
• Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta
• Vakuutusoikeus

Luovutettuja tietoja käytetään ainoastaan kulloinkin voimassa olevien tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten mukaisesti. Eläkekassa voi luovuttaa henkilötietoja sosiaaliturvasopimusmaiden viranomaisille myös Euroopan Unionin ulkopuolelle silloin kun on kyseessä työeläketurvan toteuttaminen. Eläkekassa voi käyttää tietojen käsittelyssä alihankkijoita.  Eläkekassalla on alihankintasopimuksia eri toimijoiden kanssa palveluista, joita tarvitaan eläkekassan hoitaessa eläkekäsittelyä ja -maksantaa sekä työntekijän eläkelain ja yrittäjän eläkelain mukaisten vakuutusten hoitamisessa.

Lisäksi eläkekassa käyttää esimerkiksi järjestelmätoimittajia ja muita alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja eläkekassan alikäsittelijöinä ja joille henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijan tuottaman palvelun edellyttämässä laajuudessa.  Alihankkijat toimivat eläkekassan lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä. Alihankkijat noudattavat samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.

Työeläkealalla on käytössään yhteinen ansiotietojen rekisteröintijärjestelmä (ansaintarekisteri). Ansaintarekisterin lisäksi työeläkealan toimijoilla on myös muita yhteisiä eläkevakuuttamisessa tarvittavia tietojärjestelmiä (mm. eläkepäätösrekisteri). Eläkelaitokset ovat yhteisrekistereissä olevien omien tietojensa rekisterinpitäjiä. Eläkealan yhteisrekistereissä olevien henkilötietojen ajantasaisuus, tekninen ylläpito ja tietoturva toteutetaan henkilötietojen käsittelijän toimesta.

Henkilötietojen siirtäminen EU‐ tai ETA‐alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tilanteissa henkilötietojen suoja turvataan muun muassa EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada eläkekassalta vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, saada jäljennös häntä koskevista tiedoista ja tarkistaa ne.  Mikäli rekisteröity ilmoittaa puutteellisista tai virheellisistä eläkekassan käsittelemistä rekisteröidyn henkilötiedoista, eläkekassalla on velvollisuus tarkistaa ja korjata virheelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi sen ajaksi, että hänen tietonsa on tarkistettu, korjattu tai täydennetty. Oikeutta ei ole siltä osin, kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Eläkekassan toimintaan liittyy useita lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen. Tästä syystä Eläkekassa ei voi toteuttaa rekisteröidyn pyyntöä henkilötietojen poistamisesta sinä aikana, kun eläkekassa käsittelee henkilötietoja lakisääteisen säilytysajan aikana. Eläkekassa poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä henkilötietojen lakisääteisen säilytysajan päätyttyä.

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu eläkekassalle annettuun suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sen

Miten rekisteröity voi esittää pyynnön oikeuksien toteuttamisesta

Rekisteröity voi esittää pyynnön eläkekassalle oikeuksiensa toteuttamisesta sähköpostitse osoitteeseen marja.koponen@aekassa.fi. Eläkekassa suosittaa lähettämään pyynnön suojatulla sähköpostilla. Suojatun sähköpostin voit lähettää seuraavan linkin kautta: https://safemail.aekassa.fi/

Vastaus rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta toimitetaan rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkekassa on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkekassa ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Henkilötietojen säilytysaika

Lakisääteisen eläke- ja vakuutusasian asiakirjoja säilytetään YELin 160 §:ssä ja TyELin 218 §:ssä säädettyjen määräaikojen mukaisesti. Myös kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännökset tulevat sovellettaviksi.
TyEL 218 §:n ja kirjanpitolain 2 luvun 10.1 §:n mukaiset määräajat ovat:

• eläke- ja kuntoutusasiain hoitaminen, eläkkeiden maksaminen: etuudensaajan elinaika ja 5 vuotta sen jälkeistä kalenterivuotta
• perhe-eläke: perhe-eläkkeen maksuaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
• muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- ja vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
• eläkevastuiden laskeminen:   eläkevastuiden laskemisvuosi ja 11 sen jälkeistä kalenterivuotta.
• Vakuuttamisen, vakuuttamisen hoidon ja työeläkevakuutusmaksun määräämisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja tulee säilyttää vakuutuksen voimassaoloajan jälkeen vakuutuksen päättymisvuosi ja 10 vakuutuksen päättymisvuoden jälkeistä kalenterivuotta. (Asiakirjojen säilytysaika lasketaan vakuutuksen voimassaolon päättymisestä.)
• Niin kauan kuin vakuutusmaksuja peritään ja vakuutusmaksujen perinnän jälkeen perinnän päättymisvuosi ja 5 perinnän päättymisvuoden jälkeistä kalenterivuotta. (Vakuutusmaksun perinnän kannalta tarpeellisten asiakirjojen säilytysaika lasketaan perinnän päättymisestä.)

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

 Eläkekassa käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään.

• Käytettävien tietojärjestelmien sekä muiden sähköisten käsittelyvälineiden asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu.
• Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan.
• Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä.
• Käyttäjiä koskee lakisääteinen
• Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti.
• Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa
• Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoille ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti.

Eläkekassan lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkekassa.

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Eläkekassa ei tee kerättyjen henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Päivitetty 20.8.2025